Borne d'accueil digitale avec registre des visiteurs

Qu'est-ce qu'un système de gestion de borne d'accueil visiteurs ?

Un système de gestion d'accueil visiteurs est un outil numérique qui permet de gérer et de suivre les visites des visiteurs dans une entreprise ou une organisation. Il permet d'automatiser le processus d'accueil des visiteurs et de faciliter leur enregistrement à l'arrivée.

Le système de gestion d'accueil visiteurs permet aux visiteurs de s'inscrire à leur arrivée, ils peuvent utiliser un kiosque d'enregistrement automatique pour fournir leurs informations personnelles, éventuellement imprimer leur badge de visiteur et accéder aux informations de sécurité et de santé. Il est même possible de se préenregistrer afin de faciliter et de gagner du temps lors du check-in.

Les entreprises peuvent personnaliser le système de registre d'accueil visiteurs pour répondre à leurs besoins spécifiques. Ils peuvent ajouter des questions personnalisées pour recueillir des informations spécifiques, intégrer le système à leurs systèmes de sécurité existants et suivre l'historique des visites pour des raisons de sécurité ou de suivi. Tout en respectant la politique RGPD.

L'un des avantages les plus importants du système de gestion d'accueil visiteurs est sa capacité à renforcer la sécurité et à assurer la conformité aux réglementations de sécurité. Il permet de contrôler les entrées et les sorties des visiteurs, d'effectuer des vérifications de sécurité et de fournir des informations de sécurité importantes. Les entreprises peuvent également gérer les horaires de visite et les autorisations d'accès des visiteurs.

En résumé, un système de gestion d'accueil visiteurs est un outil essentiel pour automatiser le processus d'accueil des visiteurs, améliorer la sécurité et la conformité, et offrir une expérience positive aux visiteurs. Il permet de personnaliser le processus d'accueil des visiteurs, de faciliter leur enregistrement et de les guider à travers des procédures d'entrée complexes pour garantir la sécurité de tous les employés et visiteurs.

Comment fonctionne le système de gestion des visiteurs ?

1. Le visiteur peut s'enregistrer en utilisant l'appareil ou en s'inscrivant sans contact ou même valider son arrivée grâce au pré-enregistrement, puis il doit remplir un formulaire, signer les accords et obtenir un badge imprimé ou un ticket.
2. La personne visitée reçoit instantanément une notification par mail, sms, TEAMS et/ou un autre moyen électronique.
3. Le visiteur est alors accueilli rapidement et pris en charge pas l'hôte.
4. En quittant les lieux, le visiteur se déconnecte et peut éventuellemment remplir une enquête de satisfaction.

Économie de temps et de ressources

Le processus d'enregistrement est simplifié. Votre réceptionniste peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, tandis que vos invités sont accueillis de manière efficace.

Création d'une excellente première impression

Impressionnez vos visiteurs dès leur arrivée avec une expérience de connexion transparente sur une application d'enregistrement moderne qui reflète l'identité de votre marque.

Gestion de la visibilité et du contrôle

Il est difficile de savoir qui est présent dans vos locaux à tout moment et de faire des audits précis avec des journaux papier. Avec le tableau de bord de Vizito, vous pouvez avoir une visibilité sur les dernières activités des personnes qui entrent et sortent de votre bureau.

Gestion et protection des données

Avec un registre papier, les informations de vos visiteurs peuvent être vues par d'autres personnes. En utilisant un système de gestion numérique des visiteurs, vous pouvez protéger les données conformément aux exigences et réglementations en matière de confidentialité, telles que le RGPD.

Amélioration de la sûreté et de la sécurité

Soyez rassuré en sachant que votre lieu est sûr grâce à un contrôle des visiteurs et des mesures d'urgence. Démontrez que la santé et la sécurité sont une priorité pour votre entreprise, notamment en temps de pandémie, grâce à l'enregistrement sans contact ou à faible contact.

Des équipements complémentaires pour votre accueil

Installez des écrans d'affichage dynamique dans l'environnement qui entoure votre borne d'accueil afin de diffuser du contenu supplémentaire de manière plus impactante.

Les solutions d'accueil visiteurs sont également possibles sur des pieds de sol ou des supports muraux en fonction de vos besoins.