Gestion de file d’attente et prise de rendez-vous pour la Commune d’Aywaille
La Commune d’Aywaille accueille quotidiennement de nombreux citoyens pour leurs démarches administratives. Afin de moderniser l’accueil et d’organiser plus efficacement le passage aux guichets, l’administration souhaitait mettre en place une solution professionnelle de gestion de file d’attente et de prise de rendez-vous. Le site communal met notamment en avant l’accès aux services administratifs et certaines démarches sur rendez-vous.
Notre réalisation : installation d’une solution de file d’attente pour l’accueil citoyen
ExpansionTV a accompagné l’administration communale d’Aywaille dans la mise en place d’un parcours d’accueil clair et structuré, adapté aux citoyens avec ou sans rendez-vous.
- Installation d’une borne de distribution de tickets : Une borne tactile a été placée dans l’espace d’accueil afin de permettre aux citoyens de sélectionner le motif de leur visite et d’obtenir un ticket.
- Mise en place d’un écran d’appel : Un écran permet d’afficher les tickets appelés et d’indiquer aux citoyens quand ils doivent se présenter au guichet.
- Ajout d’un module de prise de rendez-vous : Les citoyens peuvent prendre rendez-vous en ligne via le site internet de la Commune, en choisissant le service concerné et le créneau horaire souhaité.
- Gestion des citoyens sans rendez-vous : Les visiteurs qui se présentent spontanément peuvent prendre un ticket directement sur la borne et sont appelés selon l’ordre d’arrivée et le service demandé.
- Organisation des citoyens avec rendez-vous : Les citoyens ayant réservé un créneau peuvent être intégrés dans le système de file d’attente afin d’être appelés au moment prévu.
- Solution adaptée à une administration communale : Le système permet de mieux organiser les flux, de répartir les demandes par service et de rendre l’accueil plus fluide pour les citoyens comme pour les agents.
Le projet en images
Avantages et retour sur investissement pour commune d'Aywaille
- Accueil citoyen plus moderne : La borne, l’écran d’appel et la prise de rendez-vous en ligne donnent une image plus professionnelle et mieux organisée de l’administration.
- Réduction des files d’attente physiques : Les citoyens ne doivent plus rester en file devant les guichets. Ils prennent un ticket, patientent dans l’espace prévu et suivent leur appel sur l’écran.
- Meilleure organisation des services : Les demandes sont orientées selon le motif de visite, ce qui aide les équipes communales à gérer les passages de manière plus structurée.
- Prise de rendez-vous simplifiée : Les citoyens peuvent planifier leur venue à l’avance, choisir le service souhaité et se présenter à l’administration au moment prévu.
- Gain de temps pour les agents : L’accueil est automatisé en partie, ce qui limite les interruptions et permet aux équipes de mieux se concentrer sur le traitement des demandes.
- Expérience citoyenne améliorée : Le parcours est plus clair dès l’arrivée, avec une meilleure visibilité sur l’ordre de passage et une attente plus sereine.
Vous souhaitez améliorer l’accueil de vos citoyens, réduire les files d’attente et intégrer la prise de rendez-vous dans votre administration ? Découvrez nos solutions de gestion de file d’attente et d’affichage dynamique pour les communes, CPAS et administrations publiques.