Depuis la période Covid, de nombreuses entreprises sont passées es à un mode de travail hybride. En effet, le télétravail s’est vastement glissé au sein des entreprises. Cela implique qu’il faut pouvoir s’adapter et apporter des modifications dans certains de ses modes de fonctionnement.


Utiliser un écran interactif dans votre salle de réunion


L’ère des tableaux blancs est révolue. La nouvelle tendance, ce sont les écrans interactif appelés aussi tableau blanc interactif. Ils permettent une multitude d’utilisations. Ces écrans tactiles donnent la possibilité d’écrire ou de dessiner sur un document vierge ou sur un document affiché, qu’il est possible de sauvegarder et d’envoyer par mail directement après. Ils sont idéals pour tous types de réunions, que ce soit une conférence, un brainstorming en équipe ou même un simple PowerPoint. Ils sont aussi très utiles lors de réunions en visioconférence, via Teams ou Zoom par exemple, lorsque des collaborateurs ne sont pas sur place. Ce qui permet une plus grande capacité d’accueil lors de celles-ci.

Ils proposent un affichage full HD, voire 4K. L’image est beaucoup plus nette que via un vidéoprojecteur classique. Cela amène un réel confort visuel pour tous les participants. La plupart sont autonomes. Aucune liaison à un ordinateur n’est à prévoir. De plus ils sont très simples d’installation. Il est recommandé de placer l’écran à une distance idéale d’au moins 1,50m du bord de la table de réunion. Si vous possédez un écran et que vous souhaitez pouvoir le contrôler à distance, vous pouvez utiliser un petit boitier / dongle que vous raccordez à votre écran et à votre PC directement. 
Nous proposons plusieurs tailles d'écrans mais pour vos grandes salles, nous recommandons un écran interactif 86 pouces dont la taille équivaut à la diffusion vidéo d’un projecteur. Il existe d’autres écrans en fonction de vos besoins.


Misez sur un son de qualité dans vos réunions


Dans un premier temps, il faut installer des haut-parleurs de qualité et à des endroits stratégiques dans votre salle de réunion. S’il s’agit d’une salle amovible, il faut non seulement penser à installer les haut-parleurs dans les différentes pièces, mais qu’ils soient bien placés lorsque la salle est entièrement ouverte. Nous recommandons de procéder à l’installation de ceux-ci dans la salle entièrement ouverte pour gérer la qualité du son au mieux. Vous pourrez de cette manière vous assurer que le son est suffisamment fort pour l’ensemble de la salle. L’installation au plafond permet d’avoir un son avec une bonne dispersion au sein de la salle. Si ceux-ci sont bien installés bien entendu.
Ensuite, assurez-vous de posséder des micros de qualité et différents en fonction des usages. S’il s’agit d’une conférence avec plusieurs intervenants, préférez un micro sans fil très facile à passer de main en main. Cependant, si l’orateur s’apprête à faire une présentation d’une bonne heure, il préférera probablement un micro UHF. Si le micro se situe au centre d’une table de réunion, privilégiez un micro de type omnidirectionnel. Dans le cas où le son doit venir que d’une personne, optez pour un micro directionnel afin d’éviter de capter trop de bruits ambiants. Découvrez nos solutions audiovisuelles pour vos salles de réunion.


Bien placer votre caméra dans votre salle de réunion


Lors de la mise en place de réunions en visioconférence, l’utilisation d’une ou de plusieurs caméras peut permettre une meilleure interaction lors de l’échange et plus de dynamisme. Veillez à positionner la caméra de manière à permettre un contact visuel avec les participants. Le contre-jour est un problème récurrent, pour y remédier, placez votre caméra entre la source de lumière principale et ce que vous filmez. Il est conseillé de positionner la tête de la caméra de manière la plus horizontale possible par rapport au sujet, 7° d’angle maximum. Ce qui permet aux participants de garder une bonne concentration. Évitez que des câbles soient visibles dans le champ de la caméra, ce n’est pas très professionnel. Finalement, veillez à ce que la position de la caméra ne gène personne au sein de la salle. Ne privilégiez pas vos interlocuteurs à distance au dépend de ceux présents sur place.


Gérez tout depuis une matrice de gestion des caméras


Pour orchestrer tout ça, dans le cas de salles équipées de plusieurs caméras, il est conseillé un endroit pour placer un ordinateur qui permet de paramétrer et de gérer tous les appareils électroniques de la salle. S’il s’agit d’une salle amovible, prenez en compte les plusieurs sources électroniques afin qu’elles puissent être utilisées indépendamment l’une de l’autre. Installez une tablette pour gérer vos salles de réunions
Il s’agit ici d’une fonctionnalité qui apparaît de plus en plus pour les salles de réunions aux seins des entreprises.

L’installation d’une tablette de gestion des réservations d’une salle. Il est possible de prendre connaissance des disponibilités et de réserver une plage horaire directement dessus en fonction de ses besoins. Cette solution permet de gagner énormément de temps.

 


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