Modernisation de l’accueil et gestion des files au CPAS d’Ixelles
Le CPAS d’Ixelles, institution publique essentielle à Bruxelles dans l’accompagnement social des citoyens, fait face à un flux important de visiteurs au quotidien. Afin d’améliorer l’organisation de l’accueil, de fluidifier la prise en charge et de réduire les temps d’attente, l’établissement souhaitait mettre en place une solution moderne de gestion des files d’attente, plus efficace et mieux adaptée aux besoins des usagers.
Notre réalisation: système digital de gestion des files d’attente
Pour répondre à ces enjeux, nous avons déployé une solution complète de gestion de file d’attente avec borne tactile et affichage dynamique, permettant d’organiser efficacement les flux visiteurs et d’optimiser l’accueil au sein du CPAS.
- Borne tactile de distribution de tickets : Mise en place d’une borne tactile permettant de distribuer des tickets en fonction du service sélectionné, facilitant l’orientation des visiteurs dès leur arrivée et structurant immédiatement la file d’attente.
- Distribution accompagnée évolutive vers le self-service : Actuellement utilisée avec l’intervention d’un agent pour accompagner les visiteurs, la solution est conçue pour évoluer vers un fonctionnement en libre-service, offrant à terme une autonomie complète aux usagers.
- Affichage dynamique pour l’appel des visiteurs : Installation d’un écran d’affichage dynamique permettant d’appeler les tickets en temps réel et d’orienter les visiteurs vers le guichet correspondant, améliorant la lisibilité et réduisant les regroupements.
- Personnalisation graphique aux couleurs du CPAS : Adaptation complète des interfaces de la borne et des écrans afin de respecter l’identité visuelle du CPAS d’Ixelles, garantissant une cohérence graphique et une expérience utilisateur professionnelle.
- Interface multilingue français / néerlandais : Intégration d’un système multilingue permettant à chaque utilisateur de choisir individuellement sa langue, assurant une accessibilité optimale dans un environnement bilingue.
- Installation complète et mise en service : Déploiement de la solution avec installation des équipements, configuration du système et accompagnement des équipes pour une utilisation fluide et rapide.
Le projet en images
Avantages et retour sur investissement pour le CPAS d’Ixelles
- Fluidification des flux visiteurs et meilleure organisation de l’accueil : La mise en place d’un système de gestion des files d’attente digital permet de structurer les flux, de réduire les files physiques et d’améliorer la circulation des visiteurs.
- Réduction de l’attente perçue et amélioration du confort : Grâce à l’affichage dynamique et à une gestion claire des appels, les visiteurs perçoivent mieux leur temps d’attente, ce qui réduit le stress et améliore l’expérience globale.
- Amélioration de l’efficacité des équipes d’accueil : Les agents disposent d’un outil performant pour organiser les files, appeler les visiteurs et limiter les erreurs d’orientation, augmentant ainsi la productivité.
- Accessibilité renforcée grâce au multilingue : La possibilité de choisir entre le français et le néerlandais améliore considérablement l’accessibilité du service pour tous les usagers.
- Modernisation de l’image et digitalisation des services publics : L’intégration d’une solution digitale professionnelle renforce l’image innovante du CPAS et participe à sa transformation numérique.
- Solution évolutive vers un accueil autonome : Le passage futur en self-service permettra de gagner encore en efficacité, en autonomie pour les visiteurs et en optimisation des ressources internes.
Vous souhaitez moderniser l’accueil de votre administration et optimiser la gestion de vos files d’attente ?
Découvrez nos solutions de gestion de flux visiteurs et d’affichage dynamique, et offrez à vos usagers une expérience d’accueil fluide, moderne et parfaitement organisée.