Gestion de file d'attente et prise de rendez-vous - Ville de Tubize
L’administration communale de Tubize souhaitait professionnaliser l’accueil de ses citoyens et fluidifier le passage aux guichets. Une grande partie des visiteurs prennent désormais rendez-vous en ligne avant de se présenter à l’administration pour effectuer leurs démarches.
Pour répondre à ce besoin, ExpansionTV a installé une solution complète de gestion de file d’attente et de prise de rendez-vous. Le système permet aux citoyens de s’identifier sur une borne dès leur arrivée, de recevoir un ticket, de patienter sereinement en salle d’attente et d’être appelés vers le bon guichet au moment opportun..
Notre réalisation : Installation d’une solution complète pour l’accueil citoyen
ExpansionTV a accompagné la Ville de Tubize dans la mise en place d’un parcours d’accueil clair, moderne et adapté aux démarches administratives sur rendez-vous ou sans rendez-vous:
- Installation d’une borne d’accueil au sol : Une borne SpacePole avec écran tactile 22’’ et imprimante ticket a été installée afin de permettre aux citoyens de s’identifier facilement dès leur arrivée.
- Identification rapide des rendez-vous : Les citoyens ayant pris rendez-vous peuvent s’identifier en scannant le QR code reçu lors de leur réservation ou en encodant leur numéro de téléphone portable.
- Impression automatique du ticket : Une fois l’identification effectuée, la borne imprime un ticket permettant au citoyen de patienter en salle d’attente jusqu’à son appel.
- Gestion des visiteurs sans rendez-vous : Les citoyens qui n’ont pas de rendez-vous peuvent en prendre un directement depuis la borne ou via internet sur leur smartphone. Des plages sans rendez-vous peuvent également être proposées, avec sélection du service souhaité sur l’écran tactile.
- Installation de 2 écrans en salle d’attente : Deux écrans permettent d’appeler les tickets suivants, d’afficher les tickets appelés et de diffuser, si nécessaire, de l’information générale à destination des citoyens.
- Orientation vers les guichets : Un écran placé au-dessus de l’entrée des guichets affiche un plan personnalisé afin de diriger clairement chaque citoyen vers le bon guichet. Un dernier écran installé dans la salle des guichets permet également de communiquer avec les agents communaux.
Le projet en images
Avantages et retour sur investissement pour la Ville de Tubize
L’intégration de cette solution de gestion de file d'attente et de prise de RDV permet à la Ville de Tubize de franchir un cap dans la performance de son accueil citoyen :
- Accueil citoyen plus professionnel : Le parcours est structuré dès l’arrivée, avec une borne claire, une identification simple et un appel organisé vers les guichets.
- Réduction de l’attente au comptoir : Les citoyens s’enregistrent de manière autonome, ce qui limite les files physiques et les interruptions auprès des agents d’accueil.
- Meilleure gestion des rendez-vous : Le système facilite le suivi des citoyens ayant réservé en ligne et permet de vérifier rapidement leur présence à l’administration.
- Orientation plus claire vers les services : Les écrans guident les citoyens vers le bon guichet, ce qui réduit les hésitations et améliore la fluidité du parcours.
- Communication renforcée en salle d’attente : Les écrans peuvent afficher les tickets appelés, mais aussi des informations générales utiles pour les citoyens.
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Solution flexible pour les agents communaux : La combinaison borne, tickets, écrans d’appel et affichage interne permet d’adapter l’organisation selon les services, les plages horaires et l’affluence.
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